- KSeF dotyczy tylko transakcji B2B i B2G, a faktury B2C oraz paragony z NIP do 450 zł do końca 2026 roku pozostają poza systemem.
- Wystawienie faktury następuje dopiero po nadaniu numeru KSeF, a dokument automatycznie trafia do odbiorcy – PDF wysyła się tylko kontrahentowi zagranicznemu.
Sprawdź, czy coś jeszcze może Cię zaskoczyć!
Jesteśmy świadkami oficjalnej premiery KSeF. Czy faktycznie masz już komplet informacji? Zebraliśmy najczęściej zadawane pytania przedsiębiorców i wątpliwości powtarzające się na forach. Uporządkujmy więc temat wdrożenia krajowego systemu e-faktur w firmie. To, co dla wielu wydaje się niepokojącą zmianą, może okazać się w praktyce logicznym systemem, który ma usprawnić obieg dokumentów. Upewnij się, że masz pełen obraz zmian.
Jakie faktury muszą trafiać do KSeF?
Nie wszystkie. Obowiązek dotyczy wyłącznie faktur wystawianych w transakcjach B2B oraz B2G. To oznacza, że faktury dla konsumentów (B2C) nie muszą być wysyłane do KSeF. Nadal możesz wystawiać je w formie papierowej lub PDF i przekazywać bezpośrednio klientowi.
Warto pamiętać o wyjątkach: paragony z NIP do 450 zł, które stanowią fakturę uproszczoną, do końca 2026 roku również nie muszą trafiać do systemu. Podobnie bilety (np. kolejowe czy autostradowe), które pełnią funkcję faktury.
Czy trzeba wysyłać kontrahentowi fakturę PDF?
Nie. W nowym modelu faktura jest uznana za wystawioną dopiero po nadaniu jej numeru KSeF. Od tego momentu automatycznie trafia do kontrahenta poprzez system – nie wysyłasz jej już mailowo. Jest jednak jeden istotny wyjątek: jeśli wystawiasz fakturę dla podmiotu zagranicznego, musisz przekazać mu dokument dodatkowo w PDF, a równocześnie umieścić go w KSeF.
Gdzie kontrahent widzi swoją fakturę?
Faktura pojawia się automatycznie na jego koncie w KSeF lub w programie księgowym, który ma integrację z systemem. W praktyce nabywca najczęściej widzi ją w tym samym miejscu, w którym dotychczas odbierał dokumenty w swojej firmie – jego system pobiera je z KSeF w tle, bez konieczności logowania.
Co zrobić w przypadku błędu na fakturze?
Jeśli na fakturze wystąpi pomyłka, wystawiasz korektę – tak jak dotychczas. KSeF porządkuje proces i przechowuje całą historię dokumentu, dlatego korekty są widoczne w systemie wraz z pierwotnymi wersjami. Nie ma możliwości usunięcia błędnej faktury, ale korekta w pełni ją koryguje.
A co, jeśli nabywca nie ma działalności?
Klienci prywatni nie są objęci obowiązkiem KSeF. W takim przypadku faktura lub rachunek trafia do nich w tradycyjny sposób – mailowo lub w wersji papierowej. KSeF nie przejmuje tych dokumentów, a przedsiębiorca postępuje tak jak przed zmianami.
Co jeśli kontrahent nie płaci?
KSeF nie zmienia zasad windykacji. To, co daje przedsiębiorcy przewagę, to potwierdzenie wystawienia i doręczenia faktury w systemie. Dokument jest jednoznacznie dostępny po stronie nabywcy, więc nie ma możliwości powołania się na jego niedoręczenie. Nadal jednak obowiązują standardowe narzędzia: monity, wezwania do zapłaty czy procedury sądowe.
Czy mogę być zwolniony z KSeF? Kiedy obowiązek mnie obejmuje?
Obowiązek wdrażany jest etapowo.
Od 1 lutego 2026 roku obejmuje największe firmy, które przekroczyły w 2024 roku sprzedaż 200 mln zł.
Od 1 kwietnia 2026 – wszystkich pozostałych przedsiębiorców.
Najmniejsze podmioty, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 000 zł brutto, wejdą do systemu dopiero od 1 stycznia 2027 roku.
Ważne: jeśli w którymkolwiek miesiącu przekroczysz limit 10 000 zł, od tej konkretnej faktury pojawia się obowiązek korzystania z KSeF.
Nie przygotowałeś się jeszcze do wdrożenia KSeF? Jak to zrobić najszybciej?
Wdrożenie KSeF krok po kroku wygląda prosto i możesz je przeprowadzić nawet w ciągu jednego dnia.
- Zaloguj się do KSeF przy użyciu profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego.
- Jeśli reprezentujesz spółkę – zgłoś pierwszą osobę uprawnioną (formularz ZAW‑FA).
- Wygeneruj certyfikat KSeF – to Twój klucz dostępu do systemu.
- Zintegruj swoje oprogramowanie fakturujące z KSeF. Większość systemów ma już gotowe połączenia.
Im szybciej wdrożysz system w firmie, tym łatwiej będzie przejść przez zmiany bez stresu i błędów. KSeF to duża zmiana, ale w praktyce znacząco usprawnia księgowość.
PRZECZYTAJ TAKŻE:
Pierwsze lekcje po wdrożeniu KSeF
Księgowość a bankowe integracje
Nasz kompleksowy e-poradnik w temacie KSeF
