W 2026 r. przedsiębiorcy mierzą się z największą od lat falą kontroli podatku u źródła. Organy skarbowe intensyfikują działania, a liczba postępowań rośnie szybciej niż w innych obszarach CIT. To nie przypadek, lecz reakcja na rosnące przepływy transgraniczne i coraz bardziej złożone struktury grup kapitałowych. Dlatego wracamy do tematu, aby pokazać, gdzie dziś są ryzyka i jak przygotować firmę na kontrolę WHT.
Podatkowa rzetelność WHT
Choć legislacja nie przyniosła rewolucji, praktyka organów zmieniła się znacząco. Urzędy celno‑skarbowe prowadzą kontrole szybciej, szerzej i głębiej. W 2025 r. przeprowadzono 335 kontroli WHT wobec 192, które miały miejsce rok wcześniej, co oznacza wzrost o ponad 75 proc. Zidentyfikowane nieprawidłowości sięgnęły blisko 500 mln zł. To jasny sygnał, że fiskus traktuje WHT jako priorytet. – WHT stał się papierkiem lakmusowym rzetelności podatkowej firm. Organy nie ograniczają się do formalności, lecz badają substancję biznesową i rzeczywistego odbiorcę płatności. To jakościowo inny model kontroli niż jeszcze dwa lata temu – komentuje ekspert Taxedo.
Skąd czujność fiskusa?
Podatek u źródła to zryczałtowany podatek pobierany przy wypłacie należności za granicę lub do określonych krajowych odbiorców. Obejmuje m.in. dywidendy, odsetki, licencje i wybrane usługi niematerialne. Płatnik musi ustalić, czy pobrać podatek według stawki krajowej, zastosować stawkę z umowy o UPO czy skorzystać ze zwolnienia. WHT wynika z przepisów CIT/PIT oraz umów międzynarodowych. Jego celem jest zabezpieczenie opodatkowania płatności, które łatwo „uciekają” poza jurysdykcję. Dlatego to płatnik, a nie odbiorca, ponosi odpowiedzialność za prawidłowe rozliczenie. – Największym ryzykiem nie jest sama stawka podatku, lecz brak należytej staranności. Organy oczekują analizy beneficial owner, dokumentacji substancji i pełnej ścieżki decyzyjnej. Automatyzm w stosowaniu zwolnień jest dziś najkrótszą drogą do problemów – wspomina ekspert Taxedo.
Co mówią dane o WHT?
Deloitte wskazuje, że liczba kontroli wzrosła o 75 proc., a nieprawidłowości przekroczyły 497 mln zł. KPMG potwierdza, że rośnie liczba wniosków o WH‑OSC i opinię o stosowaniu preferencji, ale jednocześnie zwiększa się liczba przypadków, w których organy kwestionują prawo do zwolnienia. Największe ryzyka dotyczą płatności biernych, struktur holdingowych i transakcji wewnątrzgrupowych. – WHT to dziś obszar, w którym fiskus szuka zarówno błędów formalnych, jak i słabej substancji biznesowej. Firmy muszą być przygotowane na pytania o realną działalność odbiorcy płatności, a nie tylko na okazanie certyfikatu rezydencji – radzi Taxedo.
Checklista: jak przygotować firmę na kontrolę?
Najbardziej konserwatywny model to podejście „obronne”: komplet dokumentów przed wypłatą, analiza ryzyka i formalne procedury przy transakcjach powyżej 2 mln zł. Najsilniejszą ochronę daje opinia o stosowaniu preferencji. WH‑OSC jest szybkie, wymaga pełnej należytej staranności, a zwykłe stosowanie zwolnienia bez dodatkowych zabezpieczeń jest ryzykowne.Zidentyfikuj wszystkie płatności objęte WHT.
- Zweryfikuj rezydencję, powiązania i status beneficial owner.
- Zbierz i aktualizuj certyfikaty rezydencji.
- Oceń możliwość zastosowania UPO lub zwolnienia ustawowego.
- Udokumentuj należytą staranność: umowy, korespondencję, opis świadczenia, uzasadnienie biznesowe.
- Sprawdź próg 2 mln zł i rozważ WH‑OSC lub opinię o stosowaniu preferencji.
- Ustal wewnętrzną procedurę WHT i odpowiedzialność konkretnej osoby.
- Archiwizuj komplet dowodów na potrzeby kontroli.
Klucz to procedury
W 2026 r. firmy nie mogą działać według zasady „pobierz albo nie pobieraj”. Decyzja o WHT musi być poprzedzona analizą podatkową, dokumentacyjną i biznesową. Najlepiej sprawdza się model compliance, w którym każda wypłata ma swoją teczkę: umowę, certyfikat rezydencji, analizę beneficial owner i historię wypłat. To właśnie ten zestaw decyduje, czy firma obroni swoje stanowisko podczas kontroli. Jak zwykle, może Wam skutecznie pomóc w tym Taxedo.
