Wyzwanie
Do Taxedo zgłosiła się spółka, która od wielu miesięcy próbowała odzyskać podstawowe dane księgowe od swojej poprzedniej księgowej. Mimo zakończenia współpracy biuro rachunkowe nie przekazywało obrotówki, ewidencji ani plików JPK_VAT, a kontakt z odpowiedzialną za to osobą był celowo uniemożliwiony. Z czasem okazało się, że opóźnienia nie wynikały z problemów organizacyjnych, lecz z obawy przed ujawnieniem błędów. Dokumenty trafiły do spółki dopiero po długim okresie starań o kontakt i ponagleń.
Po ich otrzymaniu sytuacja stała się jasna – stan ksiąg był w znacznym stopniu niezgodny z rzeczywistością i obfitował w liczne błędy. Brakowało wielu zapisów księgowych, część dokumentów nie została w ogóle ujęta w ewidencjach, a salda kont nie odzwierciedlały faktycznych operacji gospodarczych. Najpoważniejszym problemem okazał się jednak brak rejestracji pełnego przychodu. Poprzednie biuro nie uwzględniało rozliczeń z pośrednikami płatności – takimi jak PayU czy Przelewy24 – co oznaczało, że spółka raportowała zaniżone obroty. Właściciele nie mieli więc dostępu do rzetelnych danych, a planowane inwestycje były odkładane z powodu braku wiarygodnych informacji o płynności finansowej firmy.
Rozwiązanie
Pierwszym krokiem Taxedo był szczegółowy audyt przekazanych dokumentów. Przeanalizowaliśmy wszystkie dostępne ewidencje, zestawienia i raporty, identyfikując błędy, braki oraz rozbieżności między zapisami księgowymi a rzeczywistymi operacjami. Następnie przystąpiliśmy do odtworzenia ksiąg – uzupełniliśmy pominięte faktury, operacje bankowe i zdarzenia gospodarcze, które powinny znaleźć się w ewidencjach już wiele miesięcy wcześniej. Kluczowym etapem było zweryfikowanie raportów związanych z pośrednictwem w płatnościach. Przeanalizowaliśmy pełne zestawienia transakcji, porównaliśmy je z dokumentami sprzedażowymi i zaksięgowaliśmy rzeczywiste przychody spółki. Dzięki temu możliwe było odtworzenie pełnego obrazu działalności operacyjnej, a także ustalenie, jak duże były rozbieżności między stanem faktycznym a tym, co raportowało poprzednie biuro.
Po uporządkowaniu danych przystąpiliśmy do korekty deklaracji podatkowych. Zaktualizowaliśmy rozliczenia, doprowadzając je do zgodności z faktycznymi wartościami. Wspólnie z właścicielami ustaliliśmy prawidłowe salda kont, tak aby księgi odzwierciedlały stan finansów spółki. Równolegle wdrożyliśmy procedury, które pozwalają na bieżąco monitorować przychody z różnych kanałów sprzedaży, eliminując ryzyko podobnych zaniedbań w przyszłości.
Efekt
Po zakończeniu prac księgi zostały uporządkowane, a rozliczenia z urzędem skarbowym doprowadzone do zerowego poziomu. Spółka odzyskała pełną kontrolę nad finansami – właściciele po raz pierwszy od wielu miesięcy otrzymali wiarygodne dane, na których mogli oprzeć decyzje biznesowe. Dzięki rzetelnemu odtworzeniu przychodów i korekcie błędów spółka mogła wrócić do planowanych inwestycji. Uporządkowane księgi stały się solidną podstawą do dalszego rozwoju, a współpraca z Taxedo zapewniła stabilność i przejrzystość procesów księgowych w trakcie długofalowej współpracy.
