Wyzwanie
Do Taxedo zgłosiła się spółka z o.o., która potrzebowała przejęcia bieżącej obsługi księgowej po nagłym zakończeniu współpracy z poprzednim biurem. Sytuacja była wyjątkowo trudna – dotychczasowy księgowy zakończył współpracę z dnia na dzień, nie przekazując pełnej dokumentacji ani informacji o stanie ksiąg. Już na etapie wstępnego przeglądu okazało się, że przez wiele miesięcy księgowano wyłącznie pliki JPK_V7, aby rozliczyć podatek VAT.
Cała pozostała część ksiąg – listy płac, amortyzacja, dokumenty celne, rozliczenia magazynowe, rozliczenia międzyokresowe, wyciągi bankowe i różnice kursowe nie były w ogóle przetwarzane. Spółka funkcjonowała więc w oparciu o niepełne dane, co uniemożliwiało rzetelną ocenę jej sytuacji finansowej. Właściciele nie mieli dostępu do aktualnych raportów, a zbliżający się termin badania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta wymagał pilnego uporządkowania dokumentacji.
Rozwiązanie
Zespół Taxedo rozpoczął swoją pracę od pełnego audytu przekazanych danych oraz ustalenia zakresu braków. Następnie przystąpiliśmy do odtworzenia ksiąg – miesiąc po miesiącu, dokument po dokumencie. Doksięgowaliśmy wszystkie zaległe listy płac, dokumenty magazynowe, faktury kosztowe i sprzedażowe, dokumenty celne oraz operacje bankowe. Uzupełniliśmy ewidencję środków trwałych, naliczyliśmy amortyzację i rozliczyliśmy różnice kursowe, które miały istotny wpływ na wynik finansowy spółki.
Po uporządkowaniu dokumentów przeliczyliśmy wynik finansowy od nowa, aby zweryfikować, czy dotychczasowe rozliczenia były zgodne z rzeczywistością. Analiza wykazała rozbieżności w podatku VAT wynikające z błędów w JPK_V7 oraz braku powiązania ich z rzeczywistymi zapisami księgowymi. Przygotowaliśmy więc komplet korekt deklaracji i złożyliśmy je w imieniu klienta. Równolegle wdrożyliśmy procedury, które pozwoliły spółce na bieżąco monitorować koszty, przychody i przepływy finansowe, likwidując ryzyko powtórzenia podobnej sytuacji w przyszłości.
Efekt
Po zakończeniu prac księgi zostały w pełni uporządkowane i przygotowane do badania przez biegłego rewidenta. Różnice podatkowe zostały uregulowane, a spółka odzyskała zgodność z obowiązującymi przepisami. Najważniejszy rezultat pojawił się jednak po stronie właścicieli – po raz pierwszy od wielu miesięcy otrzymali rzetelny, kompletny obraz sytuacji finansowej firmy. Dzięki przejęciu ksiąg przez Taxedo spółka mogła wrócić do stabilnego funkcjonowania, a zarząd zyskał narzędzia do podejmowania decyzji opartych na aktualnych danych. To przykład, jak kompleksowe podejście i skrupulatność w odtwarzaniu dokumentacji potrafią przywrócić firmie kontrolę nad finansami i bezpieczeństwo operacyjne.
