Wyzwanie
Do Taxedo zgłosiła się firma, która z dnia na dzień straciła dostęp do pełnej dokumentacji księgowej i kadrowej. Wieloletni księgowy prowadził wszystkie rozliczenia na swoim prywatnym komputerze – bez kopii zapasowych, bez dostępu dla właściciela i bez jakichkolwiek procedur bezpieczeństwa. Po jego nagłej śmierci okazało się, że firma nie posiada dostępu do własnych ksiąg, list płac, historii rozrachunków i innych danych. Próby odzyskania danych przy pomocy rodziny księgowego nie przyniosły rezultatu. Nie dało się przejść kodów dostępowych komputera, by dostać się do plików. Przedsiębiorstwo znalazło się w sytuacji kryzysowej – bez dokumentacji nie mogło zamknąć roku, przygotować sprawozdania finansowego ani kontynuować rozliczeń podatkowych. Każdy dzień zwłoki zwiększał ryzyko powstania zaległości i sankcji, a właściciel nie miał żadnego punktu odniesienia, by ocenić faktyczny stan finansów firmy.
Rozwiązanie
Zespół Taxedo rozpoczął działania od zebrania wszystkich możliwych danych z zewnętrznych źródeł. Z urzędów pozyskaliśmy deklaracje, raporty i potwierdzenia wysyłek, które poprzedni księgowy składał elektronicznie. Od klientów otrzymaliśmy odnalezione dokumenty papierowe, duplikaty faktur oraz fragmentaryczne zestawienia, które udało się odtworzyć z korespondencji mailowej. Pracownicy pomogli nam ustalić wypłacane wynagrodzenia. Na podstawie tego niepełnego i mocno rozproszonego materiału podjęliśmy się rekonstrukcji ksiąg przedsiębiorstwa. Odtworzyliśmy m.in. operacje gospodarcze, rachunki od kontrahentów, listy płac, ewidencję środków trwałych oraz przebieg zdarzeń finansowych w układzie chronologicznym. Każdy zapis był weryfikowany z dostępnych źródeł, aby zachować maksymalną zgodność z rzeczywistym stanem firmy.
Równolegle prowadziliśmy bieżącą obsługę księgową i kadrową, tak aby działalność mogła funkcjonować nieprzerwanie. Dzięki temu firma nie generowała nowych zaległości, a proces odtwarzania danych nie blokował jej codziennych operacji. W trakcie prac wdrożyliśmy również podstawowe procedury bezpieczeństwa – uporządkowany obieg dokumentów, regularne kopie zapasowe oraz zabezpieczony dostęp właściciela do wszystkich systemów i ewidencji.
Efekt
Księgi zostały w pełni odtworzone na podstawie danych z urzędów i dokumentów źródłowych, a brakujące elementy uzupełniono w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami. Klient odzyskał kompletny obraz finansów – zarówno za lata poprzednie, jak i za okres do momentu utraty danych. Sprawozdanie finansowe zostało sporządzone i złożone w terminie, a firma mogła kontynuować działalność bez ryzyka zaległości podatkowych czy sankcji. Dodatkowo wdrożone procedury bezpieczeństwa zapewniły, że podobna sytuacja nie powtórzy się w przyszłości.
Skomplikowana, pracochłonna i pełna utrudnień akcja zakończyła się pełnym sukcesem. To przykład, jak kompleksowe podejście Taxedo – łączące wiedzę księgową, kadrową i operacyjną razem z inteligencją i kreatywnym myśleniem – pozwala przywrócić ciągłość finansową nawet w sytuacjach skrajnych, gdy dokumentacja znika z dnia na dzień.
