Biuro ślepe na wykroczenia. LEPIEJ UWAŻAJ!

Wyzwanie

Ten przypadek nie zdarzył się w Taxedo i u nas nie miałby najmniejszych szans na przejście procedur bezpieczeństwa. A jednak takie historie mają czasem miejsce, i “ku przestrodze” warto wyciągać z nich wnioski. Do biura rachunkowego XX zgłosił się mężczyzna – mniejszościowy wspólnik spółki z o.o. założonej przez portal S24. Podpisano z nim umowę i przekazano dokumenty do księgowości. Kontakt odbywał się wyłącznie z nim, mimo że większościowym wspólnikiem i prezesem była jego żona. Kiedy księgowa poprosiła o kontakt do prezeski, klient reagował nerwowo i stanowczo odmawiał. Właścicielka biura rachunkowego nie widziała w tym problemu i nie drążyła tematu, choć zgodnie z przepisami to prezes zarządu jest osobą uprawnioną do podejmowania decyzji i odbierania informacji księgowych.

Przez wiele miesięcy biuro XX prowadziło księgi bez jakiegokolwiek kontaktu z osobą faktycznie odpowiedzialną za spółkę. Nie istniał numer telefonu, adres e‑mail ani żaden kanał komunikacji z prezesem. Sytuacja wydawała się dziwna, ale dopiero pewnego dnia wszystko wyszło na jaw – podczas księgowania wyciągu bankowego księgowa zauważyła wypłatę BLIK z opisem: „Biorę pieniądze, bo mój mąż to oszust. Nie mam za co żyć.”

W tytule przelewu znajdował się numer telefonu. Księgowa zadzwoniła – i wtedy okazało się, że prezeska… nie wiedziała, że jest prezeską, czyli mówiąc potocznie nieświadomie została “słupem”. Mąż założył spółkę na jej dane, wykorzystując jej dowód osobisty, aby uciec przed długami z własnej działalności gospodarczej. Nie płacił ZUS, nie regulował podatków, krył się przed komornikiem, a spółkę traktował jako „nowy start”, ponownie generując zaległości. Żona dowiedziała się o wszystkim dopiero wtedy, gdy zobaczyła wypłatę z konta i zorientowała się, że odpowiada za firmę, o której istnieniu nie miała pojęcia. Sprawa trafiła do sądu – zarówno przeciwko mężowi, jak i przeciwko biuru rachunkowemu, które przyjęło spółkę do obsługi bez jakiejkolwiek weryfikacji. Biuro XX nie zgłosiło bowiem podejrzenia przestępstwa, nie poinformowało właściwych organów i nie zabezpieczyło interesów osoby, która formalnie była prezesem.

Rozwiązanie

Choć ta historia wydarzyła się poza Taxedo, pokazuje ona, dlaczego w naszej firmie obowiązują rygorystyczne procedury bezpieczeństwa. Każdy klient przechodzi pełną weryfikację KYC – sprawdzamy tożsamość osób podpisujących umowę, ich uprawnienia do reprezentacji spółki oraz zgodność danych z rejestrami. Stosujemy również procedury AML – nie jako formalność, lecz jako realny system ochrony przed nadużyciami. Każdy adres e‑mail jest autoryzowany, a korespondencja przechodzi weryfikację, aby uniemożliwić podszywanie się pod wspólników lub członków zarządu. Nasza infolinia potwierdza tożsamość rozmówców, zanim udzielimy jakichkolwiek informacji o firmie czy jej kontrahentach.

Wprowadziliśmy także dodatkowe zabezpieczenia, które – choć czasem mogą wydawać się klientom „niedogodnością” – chronią ich biznesy przed sytuacjami podobnymi do opisanej historii. Dzięki temu nie ma możliwości, aby osoba nieuprawniona uzyskała dostęp do danych, a tym bardziej – aby spółka została przyjęta do obsługi księgowej bez wiedzy i zgody jej faktycznego prezesa.