Sytuacja
Po wielu latach obsługi księgowej jedna z firm obsługiwanych przez Taxedo zdecydowała się zakończyć z nami współpracę. Powód był prosty – uznano, że nasze usługi są zbyt kosztowne i że „tańsze” biuro rachunkowe będzie wystarczająco dobrze realizować podobne zadania. Decyzja została podjęta mimo tego, że w ramach obsługi klient otrzymywał szeroki pakiet wsparcia, a w jego ramach dodatkowe bonusy, w tym mi.in. dedykowaną księgową niemal na wyłączność obsługującą ten podmiot, stałą dyspozycyjność asystentki księgowej, doradztwo merytoryczne od pełnego zespołu księgowego i kadrowego, dostęp do zdalnych pulpitów z bezpieczną infrastrukturą Microsoft Azure czy rozszerzone ubezpieczenie odpowiedzialności opiewające na 1 mln zł.
Firma posiadała zatem zapewnioną stabilność procesów, pełną transparentność danych i bezpieczeństwo operacyjne. Po zmianie biura rachunkowego szybko okazało się, że nowy model obsługi nie jest w stanie zapewnić nawet podstawowego poziomu jakości w porównaniu z oferowanym przez Taxedo.
Nasz były klient spotykał się z licznymi utrudnieniami w kontakcie z księgowym, który przez większość czasu był nieobecny. Księgowanie dokumentów przeciągało się w czasie, deklaracje JPK_VAT nie były wysyłane w terminie, a w niektórych miesiącach przesyłano nawet tzw. „zerówki”, co stanowiło poświadczenie nieprawdy. Pojawiły się opóźnienia w naliczaniu wynagrodzeń, a pracownicy zaczęli zgłaszać obawy, czy wypłaty dotrą do nich na czas, co podważało wiarygodność pracodawcy i groziło utratą lojalności zatrudnionej kadry. Po czterech miesiącach współpracy z nowym biurem sytuacja osiągnęła punkt krytyczny. Okazało się, że nie został zaksięgowany ani jeden dokument, a księgi pozostawały w stanie całkowitej stagnacji. Firma zaczęła otrzymywać telefony z urzędów, a systemy automatycznej kontroli wykryły brak bieżących rozliczeń. Właściciel stanął przed realnym ryzykiem sankcji, zaległości podatkowych i utraty płynności operacyjnej.
Aby ratować sytuację, prezes firmy musiał w krótkim czasie zbudować własne zaplecze księgowo–kadrowe. Zatrudnił księgową i kadrową, wykupił Saldeo dla wszystkich prowadzonych podmiotów, zakupił licencje na programy księgowe i kadrowe oraz opłacił ich aktualizacje już po trzech miesiącach od instalacji. Konieczne było również postawienie lub wynajęcie własnego serwera oraz zorganizowanie infrastruktury IT, która wcześniej była zapewniana przez Taxedo w ramach standardowej obsługi. Koszty, które miały być niższe, zaczęły rosnąć lawinowo – zarówno finansowe, jak i organizacyjne. Firma musiała odtworzyć procesy, które wcześniej działały automatycznie i bezpiecznie, a jednocześnie zmierzyć się z konsekwencjami zaniedbań nowego biura rachunkowego.
Efekt
Po kilku miesiącach od odejścia od Taxedo firma znalazła się w sytuacji znacznie trudniejszej niż przed zmianą. Zamiast oszczędności pojawiły się dodatkowe koszty zatrudnienia, licencji, infrastruktury i obsługi technicznej. Brak terminowych rozliczeń doprowadził do kontroli i konieczności nadrabiania zaległości, a zarząd stracił dostęp do rzetelnych danych finansowych, co utrudniło podejmowanie decyzji biznesowych.
Przypadek ten pokazał, jak duże znaczenie ma jakość i stabilność obsługi księgowej – oraz jak pozornie niższa cena może w praktyce generować wielokrotnie wyższe koszty. Taxedo zapewnia nie tylko księgowość, lecz także pełne bezpieczeństwo operacyjne, dostęp do specjalistów, procedury, infrastrukturę i odpowiedzialność, której nie da się zastąpić „tańszą” alternatywą. Są one przez nas tak zoptymalizowane i dostępne w ramach ekonomicznego pakietu, że w perspektywie zapewniają oszczędności. To przykład na to, że profesjonalna obsługa finansowo–kadrowa jest inwestycją, a nie kosztem, natomiast jej brak może zagrozić funkcjonowaniu całej firmy.
